Antes de comenzar la reunión, es necesario comunicar a
los presentes, los puntos a tratar, los objetivos
previstos para tal reunión, las normas de la
reunión, las expectativas que se tiene la
organización, para con todos los involucrados en la
reunión, y en el caso, de que la reunión sea
participativa, el tipo de participaciones, que desea la organización, por parte de los presentes en
la
reunión.
Cuando todas estas informaciones, son manejadas con
anticipación, antes de comenzar propiamente a tratar los
temas de la reunión, estas primeras bases, le darán
mayor efectividad al proceso de la
reunión, desde el principio, hasta el final.
Reuniones. Condicione
el ambiente
Capítulo anterior: 3 – Reuniones.
Comunique las expectativas a los convocadosCapítulo
siguiente: 5 – Reuniones. Guarde una constancia de tal
reunión
El ambiente, es
un factor muy importante e imprescindible en la
realización de la reunión, cuando tratamos el tema
de ambiente adecuado para llevar a cabo la reunión, nos
referimos a dos tipos de ambientes:
1,.- Ambiente físico: Es el lugar seleccionado para
estar en el tiempo de la
reunión, este debería ser cómodo, que no
permita que hayan interferencia por ruidos externos, que el
clima no sea
un factor de impedimento, que no haya recursos
visuales, que distraigan a los presentes. Que el espacio
físico sea correspondiente a la cantidad de presentes, que
haya asientos para todos, que no haya obstáculos de olores
desagradables, o por el contrario, olores que estimulen a los
presentes a pensar en otras cosas, etc.
2.- Ambiente Socio-emocional: Todos los seres humanos, tenemos
sentimientos, emociones,
problemas,
maneras diferentes de enfrentar los problemas, y
muchísimas características de la
personalidad que nos diferencia a unos de otros, sin embargo,
hay ambientes, que aunque no podemos controlar el interior de las
personas, podemos controlar el ambiente exterior, para poder hacer
calmar las incomodidades que puedan estar sintiendo las personas
que están en la
reunión.
Todos podemos saber cuando en una reunión hay en el
ambiente:
1. Tensiones, problemas entre los
compañeros,
2. Tensión por un problema
general sin solucionar,
3. Preocupación por las
expectativas de la reunión,
4. Apatía por no haber
credibilidad en la organización,
5. Rebeldía general de los
asistentes,
6. Incomodidad por el tema a tratarse,
etc. Hay muchos ambientes socio-emocionales, que pueden
presentarse en una reunión, e incluso antes de darse por
comenzada, ya se puede visualizar la actitud
general del grupo, o por
lo menos de la mayoría, e incluso dependiendo del tema a
tratarse, muchas veces se pueden prever las actitudes, que
se pueden esperar de los convocados, por ello, es necesario,
planificar el ambiente propicio, al momento de planificar los
asuntos y detalles de la reunión.
Hay factores que pueden estimular una ambiente propicio, para
dar la reunión, veamos algunos ejemplos:
- Una mesa para
refrigerio, dispuesta en la sala de reunión,
- Una
decoración especial, que le de carácter de importancia a los
asistentes,
- Proyectar un
video que sea
ameno y que guarde alguna relación con la
reunión.
- Mantener una
música
tranquila de fondo,
- La
presentación visual, del moderador de la reunión.
Etc.
Hay muchos recursos, que con un poco de creatividad se
pueden usar para adecuar el ambiente, y mantener relajados y
quietos a los presentes.
Reuniones. Guarde una
constancia de tal reunión
Capítulo anterior: 4 – Reuniones.
Condicione el ambiente
Reunión mientras más importantes, y mayores
resultados se esperan de ella, a largo, mediano o corto plazo,
siempre es imprescindible, guardar una copia de la
reunión, donde se archive las ideas, sugerencias, soluciones,
normas, y demás situaciones resueltas en una
reunión, e incluso guardar constancia, si hay algunos
asuntos que se citaron como alternativas, para ser temas de
discusión en reuniones
posteriores.
Lo importante no es solamente guardar las constancias, los
comunicados, y todos los documentos
relacionados con las reuniones en la organización, sino
que también es necesario, que constantemente, se
estén haciendo énfasis dentro de la
organización, acerca de todos y cada uno de los acuerdos
que se han concretado en cada una de las reuniones, sobre todo
los que tienen mayor trascendencia, y que pueden ser
fácilmente olvidados por el resto del
grupo.
Otro dato importante, es que si hay una reunión por
hacerse, y tiene mucho en común con reuniones anteriores,
sería muy excelente antes de comenzar la nueva
reunión, leer el acta correspondiente a los asuntos
tratados en
aquella dicha reunión, y proseguir luego con los asuntos
relativos, que conciernen a la nueva reunión, esto le
dará mayor fuerza al tema
de discusión, a permitir aclaratorias, recordatorios, y
hasta información, a los nuevos asistentes, que
no estuvieron en la anterior reunión.
Autor:
Maria de los A. Pérez
Fecha de publicación: 21/10/08
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